Practice what you preach!
Practice what you preach
Tijdens de kerstvakantie had ik de tijd om mijn privé-administratie door te spitten. Het oud papier zou vlak na de jaarwisseling opgehaald worden en het leek me daarom een uitgelezen moment alle ordners uit te pluizen op oude en verlopen documenten.
Mijn klanten houd ik regelmatig voor dat je niet alle paperassen en documenten hoeft te bewaren. Met in achtneming van de juiste bewaartermijnen kun je van tijd tot tijd het teveel aan papier opruimen. Tenminste, als je je administratie voor het grootste gedeelte nog op papier hebt, zoals wij.
Ik vind het gewoon handig bepaalde documenten bij de hand te hebben en daarvoor heb ik verschillende ordners aangelegd. Er komen steeds minder documenten per post, maar dat wat via de brievenbus binnenkomt, berg ik graag overzichtelijk op. En dat zou ik jou ook willen aanraden.
Over enkele maanden staat de aangifte van de Inkomstenbelasting weer op de agenda. Daar heb je ook een aantal belangrijke paperassen voor nodig. Hoe fijn is het, als je weet waar je die opgeborgen hebt?
Overigens geldt dat ook voor digitale documenten. Als jij liever digitaal werkt, berg dan alles in een overzichtelijke mappenstructuur op je laptop of computer op. Dat neemt minder plaats in beslag in je kast en met een goed systeem houd je ook digitaal overzicht.
Waarom het belangrijk is om je administratie regelmatig op te schonen?
In ons dagelijks leven, druk met werk, gezinsleven, hobby’s e.d. is het heel verleidelijk om post (ongeopend) aan de kant te leggen. We laten het graag stapelen. Toch is het belangrijk om regelmatig je administratie door te nemen en alleen te bewaren wat echt nodig is. Waarom?
Overzicht behouden:
Een geordende administratie geeft rust en overzicht. Je weet precies waar je belangrijke documenten kunt vinden en voorkomt stress als je iets snel nodig hebt.
Voorkom onnodige opslag:
Het bewaren van onnodige papieren neemt ruimte in beslag. Hoe minder je bewaart, hoe gemakkelijker het wordt om georganiseerd te blijven.
Verplichte bewaartermijnen:
Voor sommige documenten, zoals belastingpapieren, geldige wettelijke bewaartermijnen. Na deze termijn kun je ze veilig vernietigen.
Bescherm je privacy:
Documenten kunnen gevoelige informatie bevatten. Door paperassen van tijd tot tijd uit te zoeken en veilig te verwijderen, kun je bijvoorbeeld ook het risico op identiteitsfraude verminderen. Dat geldt zeker voor digitale stukken.
Hoe pak je het aan?
Plan tijd in :
Kies een moment waarop je ongestoord en op je gemak kunt werken. Doe dit niet “tussen de soep en de aardappelen” door.
Werk met categorieën :
Verdeel je papieren in categorieën, zoals belastingaangifte, garantiebewijzen, verzekeringen, enzovoort. Of neem een alfabet om je ordners in te delen.
Hanteer bewaartermijnen :
Controleer wat je echt moet bewaren en voor hoe lang.
Digitaliseer waar mogelijk :
Sla belangrijke documenten op in een beveiligd digitaal systeem en bespaar ruimte. Maak met grote regelmaat back-ups van je laptop of computer op een externe harde schijf.
Vernietig veilig :
Gebruik een papierversnipperaar of breng documenten naar een vernietigingsservice bij jou in de buurt.
Practice what you preach!
Mijn eigen administratie, zowel privé als zakelijk, heb ik op deze manier opgeschoond. Ik was klaar met uitzoeken voordat het oud papier werd opgehaald. Eén doos aan de straat gezet en de andere doos heb ik naar een papiervernietiger in de buurt gebracht. Daar verdwijnen privacygevoelige documenten ongezien in een supergrote versnipperaar. Opgeruimd staat netjes!
Heb je moeite om dit zelf te doen? Als professional organizer help ik je graag om je administratie te organiseren, zodat jij weer grip krijgt op je papieren en overzicht krijgt. Neem contact met mij op voor een informele kennismaking!
Als je geïnspireerd bent geraakt en aan de slag wilt, vindt je hieronder handige informatie.
Documenten en bewaartermijnen
1. Belastinggerelateerde documenten
Bewaartermijn: 5 jaar
Aangifte inkomstenbelasting.
Jaaropgaven van werkgevers, pensioenfondsen of uitkeringsinstanties.
Overige documenten die van invloed zijn op je belastingaangifte (bijvoorbeeld aftrekposten).
2. Bankafschriften en financiële documenten
Bewaartermijn: 5 jaar
Voor bankafschriften en documenten die betrekking hebben op betalingen met een fiscale relevantie, zoals de aankoop van een huis.
Langere termijn: Indien ze dienen als bewijs van aflossing van grote betalingen van leningen (bijvoorbeeld hypotheek).
3. Documenten rondom woning en hypotheken
Bewaartermijn: Zolang van toepassing indien relevant voor belastingen.
Dit geldt voor:
Koopovereenkomst en eigendomsbewijzen van een huis.
Hypotheekakten en bewijsstukken van aflossing.
4. Garantiebewijzen en aankoopbewijzen
Bewaartermijn: Zolang de garantie loopt (bijvoorbeeld facturen van bonnen).
Voor grote aankopen zoals elektronica van meubels, kun je de bon beter bewaren zolang je het item bezit, vooral als het nodig is voor garantie.
5. Arbeids- en pensioengerelateerde documenten
Bewaartermijn: Levenslang
Dit geldt voor: Arbeidsovereenkomsten.
Pensioenoverzichten (Uniform Pensioenoverzicht - UPO).
Documenten over de afkoop van overdracht van pensioenrechten.
6. Zorg- en medische gegevens
Bewaartermijn: Zolang van toepassing.
Verklaringen bij de zorgverzekeraar: Bewaar 1 tot 2 jaar of langer indien je eigen risico nog niet is afgewikkeld.
Overige medische dossiers en informatie: Bewaren zolang relevant. Vaak geeft de zorgverzekering die termijn aan.
7. Verzekeringspolissen
Bewaartermijn: Zolang de polis loopt.
Oude polissen die niet meer actief zijn, maar mogelijk relevant voor aansprakelijkheden in het verleden (zoals een oude aansprakelijkheidsverzekering), kun je veiligheidshalve langer bewaren.
Tips voor het bewaren van documenten
Digitaliseer waar mogelijk: Scan belangrijke documenten in en bewaar ze in een beveiligde cloudomgeving of op een externe harde schijf.
Vernietig veilig: Gebruik een papierversnipperaar om oude, gevoelige documenten veilig weg te gooien.
Controleer jaarlijks: Loop je administratie jaarlijks door en gooi documenten weg waarvan de bewaartermijn verstreken is
(Bron: internet)