Over je administratie
Ondanks het feit dat we in het digitale tijdperk leven, blijkt dat we onze administratie toch vaak nog gewoon “op papier” doen. Je kiest gewoonweg de werkwijze die het beste bij je past.
In de praktijk krijg ik met regelmaat de vraag of ik kan helpen met het ordenen van de administratie. Herken je die vraag? Heb jij je administratie goed op orde of ligt er een berg achterstallig werk op je te wachten? Stel je het telkens uit om die stapel weg te werken? Ben je al aardig op dreef, maar lukt het je niet die laatste stappen te zetten?
Wel, laat ik dit nu een leuke klus vinden die ik graag samen met jou oppak, die bijdraagt aan overzicht over je taken en daarmee ook aan rust in je hoofd.
Ik help je om tot actie over te gaan, niet langer uit te stellen.
Ik geef je tips over hoe en wat om je administratie te sorteren, verwerken en bewaren.
Ik help je om een goed systeem in je administratie aan te brengen, dat bij jou past.
Ik leer je hoe je je administratie bij kunt houden.
Om het tot een succesvolle klus te maken, moet je je goed voorbereiden op wat je te doen hebt. Zorg dat je tijd vrijmaakt in je agenda. Neem jezelf serieus en blok een dagdeel waarop je aan de slag gaat. Zorg voor een goede werkplek, kantoorspullen en een papierbak bij de hand. Wat bovendien minstens zo belangrijk is bij achterstallige administratie: werk die niet in één keer weg, maar doe dat in behapbare porties.
Bij het organiseren van je administratie maak je gebruik van een werkarchief en een bewaararchief. Het werkarchief bevat een opbergsysteem (welk dat kies je zelf) dat bestaat uit “Doen”, “Lezen”, “Bewaren”. Het bewaararchief bestaat uit ordners of hangmappen waarin je documenten gecategoriseerd kunt opbergen.
Maak poststukken meteen open; kijk of je er gelijk iets mee kunt doen, of je het op een ander moment rustig moet lezen of dat het een document is dat bewaard moet worden. Schoon wekelijks je map “Doen” en “Lezen” op; schoon maandelijks je map “Bewaren” op. Het bewaararchief schoon je jaarlijks op, bijvoorbeeld als er nieuwe polissen van o.a. de verzekeringen binnen komen.
Je administratie doen is geen suffe klus, maar juist een belangrijke taak. Benader die dan ook als zodanig. Als je je administratie op orde hebt, kun je in een oogwenk de juiste documenten terugvinden en dat spaart je tijd en grijze haren.
Als je administratie eenmaal goed georganiseerd is, houd dat dan ook bij. Wen je aan om iedere week op een vast moment een half uur je administratie bij te werken. Dat is meer dan genoeg als je gedurende de week de binnenkomende poststukken op de juiste plek hebt opgeborgen. Als je die regelmaat aanhoudt wordt het een automatisme en hoeft het niet veel tijd te kosten.
Neem gerust contact op als je er samen met mij de schouders onder wilt zetten!